Excel profesional 6.- Análisis de datos y macros

Excel permite trabajar en fórmulas en el caso de que tengas el valor de los resultados pero desconoces algunos de los datos de la fómula, ya que se puede buscar un valor de una fórmula con la orden Buscar objetivo, que se encuentra en el menú de Análisis Y si, dentro de Datos de la cinta de opciones. Con esta orden aparece un cuadro de diálogo, donde están las siguientes opciones:

a) Definir la celda. Indicar la celda que contiene la fórmula.

b) Para cambiar la celda. Indicar la celda que contiene el valor que queremos cambiar para conseguir el resultado deseado.

c) Con el valor. Indicar el resultado deseado.

Al aceptar el cuadro Excel busca el objetivo y te indica si ha encontrado o no la solución. Si el resultado es satisfactorio, tienes la opción de aceptar el cuadro (con lo que los valores en las celdas cambiarán) o bien no aceptar el cuadro (con lo que los valores en las celdas quedarán con los valores iniciales).

También Excel tiene otra posibilidad de obtener resultados diferentes de una operación con la orden Tabla de datos que se encuentra en el menú Análisis Y si de la opción Datos de la cinta de opciones. Existen dos tipos de tabla de datos: Tabla de una variable, cuando cambias solamente un valor o bien Tabla de dos variables, cuando cambias dos valores de una fórmula. En el cuadro que aparece para la orden Tabla de datos, hay que tener en cuenta a la hora de introducir los datos, que si las variables las hemos introducido en una columna, (la celda que contiene la fórmula que vamos a utilizar ha de estar en la primera fila superior respecto a esta columna y desplazada una casilla a la derecha), tenemos que introducir la celda variable en el campo Celda de entrada (columna), y que si las variables estuvieran en una fila, se debería entonces utilizar Celda de entrada (fila).

Otra manera que permite excel de obtener datos cambiantes es por medio de la orden Administrador de escenarios, que se en cuentra en el menú de Análisis Y si, dentro de Datos de la cinta de opciones. Aparece un cuadro de diálogo con diversas opciones, como Mostrar, que nos muestra el escenario seleccionado con los valores asignados y resultados, Modificar que te permite cambiar los valores asignados, Agregar que te permite crear un nuevo escenario, Combinar que te permite unir los escenarios de otras hojas de cálculo con los de tu hoja…

Para resolver problemas más complejos en los que nos interesan resultados cambiantes se utiliza Solver. Solver no se instala inicialmente en Excel a no ser que se lo indiques expresamente. Por ello la tendrás que activar con el recorrido Opciones de Excel, Complementos, Solver (señalarla) y con el botón Ir, aparece otro cuadro donde activas la casilla Solver. Aparecerá entonces en la cinta de Datos una orden nueva Solver, que te lleva a un cuadro, con diversas opciones: Celda objetivo (aquella celda cuyo valor queremos maximizar, minimizar o establecer cierto valor), Cambiando las celdas (las celdas cuyo valor se puede cambiar para obtener un objetivo) y Restricciones (condiciones que se indican a los valores de las celdas). Una vez indicado se pulsa el botón Resolver.

Macros. Son funciones que permite la ejecución de un comando de forma consecutiva y repetitiva. Realizar el mismo proceso una y otra vez y de forma rápida. En la cinta de opciones las macros no se muestran por defecto, Programador. Tendrás que activarlo a través de Opciones de Excel, en la casilla Mostrar ficha de programador en la cinta de opciones. Se puede gravar una macro con la orden Grabar macro, donde aparece un cuadro de diálogo, en el que das el nombre de la macro, indicar la combinación de teclas a través de la cual se ejecutará, y donde la puedes guardar (lo mejor guardarla en el libro de macros, de forma que la puedes utilizar para cualquier hoja de cálculo). Al aceptar este cuadro de diálogo, se han de realizar todas las acciones necesarias que constituyen la macro, para que se vayan gravando, y una vez que has finalizado estas acciones, se ha de utilizar la orden Detener gravación. Ahora ya puedes utilizar la macro, con la orden Macros dentro de Programador, donde aparece un cuadro donde está la opción Ejecutar. Las macros son pequeños programas que se escriben con lenguaje común a las aplicaciones de Office, el Visual Basic para Aplicaciones, por lo que si quieres realizar macros complejas se ha de conocer dicho lenguaje (aunque utilizando este lenguaje las posibilidades de las macros se amplían mucho, puedes realizar macros sencillas, con lo explicado anteriormente, para ahorrar tiempo en la creación de títulos de texto…). Además, indicar que las macros pueden contener virus, por lo que a través de la orden Seguridad de las macros, puedes establecer el nivel de seguridad de las macros, de forma que sólamente se ejecuten macros si proceden de fuentes de confianza o que estén firmadas digitalmente. Al abrir un libro de macros Excel te indicará esta circunstancia permitiéndote habilitarlas o deshabilitarlas, por si no quieres ejecutar macros que no estés seguro de su procedencia.

 

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Acerca de Yolanda Muriel
Arquitecta, ingeniera de edificación y Arquitecta técnica Barcelona, España

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