Excel profesional 8. – Colaborar con otros usuarios y protección de información

Excel permite niveles de protección del trabajo realizado en un libro. Existen dos niveles de protección: a nivel del libro de trabajo o a nivel de hoja de cálculo. En Revisar – Proteger libro, puedes proteger un libro, pero es necesario introducir una contraseña, ya que sino otro usuario no autorizado podría ejecutar la orden Revisar – Desproteger libro, para poder realizar cualquier cambio en el mismo.

En Revisar – Proteger hoja, se realiza el nivel de protección de la hoja de cálculo. Aparece un cuadro de diálogo en el que se indica lo que se permite y no se permite. Por defecto, los usuarios de una hoja protegida sólo pueden seleccionar celdas, tanto bloqueadas como desbloqueadas para poder cambiar su contenido. Es fundamental introducir contraseña. Puede ser necesario proteger algunas zonas de la hoja de cálculo y otras zonas no: a través de Inicio – Formato de celdas – proteger, puedes desproteger una determinada zona (previamente seleccionada), desactivando la casilla Bloqueada (lógicamente esta acción no puede realizarse cuando se haya protegido la hoja de cálculo, se ha de realizar previamente a esta acción). Esta casilla aparece por defecto activada, y por ello, lo que se hace es desactivarla en aquellas celdas donde el usuario podrá introducir datos necesarios una vez la hoja esté protegida, protección que como hemos dicho se realiza después de desactivar dicha casilla. Dentro del cuadro Formato de celdas – proteger también hay otra opción: la casilla Oculta, que oculta la fórmula que tenga la celda para que no aparezca en la barra de fórmulas al seleccionar la celda. Igual que la otra opción, esto sólo tiene sentido si la hoja está protegida.

Existe otro nivel de protección , referido a la posibilidad de proteger el archivo para que solamente pueda ser abierto por aquellos usuarios autorizados (que dispongan de la contraseña). Se puede introducir la Contraseña de apertura, de forma que para poder abrir el archivo hay que introducir dicha contraseña. Si por el contrario se desea que otros usuarios puedan abrir el archivo pero no puedan modificarlo, hay que introducir la Contraseña de escritura. Estas opciones se pueden establecer a través de Herramientas – Opciones generales del cuadro de diálogo Guardar.

Excel permite que distintos usuarios utilicen el mismo libro a la vez, creando un Libro compartido, con lo que distintos usuarios pueden trabajar al mismo tiempo y además pueden ver los cambios que otros hacen en el libro compartido. Con la opción Revisar – Compartir libro, aparece un cuadro de diálogo en el que tenemos que activar la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez, para compartir un libro.  A través de la opción Uso avanzado, podemos activar Actualizar cambios, qué hacer en caso de conflictos de usuarios, y control de cambios. Una vez aceptado el cuadro, Excel guarda el libro y superiormente aparece [compartido].

Ahora ya se puede dejar el archivo en una carpeta compartida de la red, para que sea accesible a los distintos usuarios.

A medida que vas trabajando en el libro compartido, cuando introduces datos pueden pasar dos cosas: que te permita salvar tus cambios (a la vez al realizar la actualización verás los cambios de los demás), o bien que antes de salvar, aparezca un cuadro en el que se indique que hay un conflicto con otro usuario, porque ha escrito previamente en la misma casilla en la que ahora has introducido datos; en este caso te preguntará para cada dato que tenga esta condición si hay que aceptar los tuyos o los del otro usuario.

Se puede acceder al Historial de cambios del libro compartido. En Revisar – Control de cambios – Resaltar cambios, aparece un cuadro de diálogo en el que podemos activar Cuándo, Quién, y Donde, así como indicar si los cambios se resaltarán en la pantalla o bien se mostrarán en una hoja nueva. Si eliges la opción de mostrar los cambios en hoja nueva aparece el Historial con toda la información de las acciones realizadas en el libro compartido: Quién las realizó, En qué tiempo se realizó, en qué celdas se realizó y si en caso de conflicto, en la celda se colocó su información o la de otro usuario. Una opción interesante es que desde Historial puedes acceder a una situación anterior de la hoja de cálculo, desde la opción Aceptar o rechazar cambios, en la orden Control de cambios, de Revisar. Aparece un cuadro desde el que indicas la información de qué usuario quieres revisar, las celdas que quieres revisar y la fecha desde la cual quieres revisar los cambios. Excel te va mostrando todos los cambios de este usuario y a cada uno de ellos les puedes decir volver al estado anterior o bien mantener estos valores.

Además podemos enviar a una persona un libro para que lo revise, a través de las órdenes Enviar para revisión y Responder con cambios, que no se encuentran por defecto en la cinta de opciones y hay que activarlos desde la barra de herramientas de acceso rápido. Para enviar el archivo a revisar simplemente hay que utilizar la orden Enviar para revisión (destinatario de correo). Conviene compartir el libro porque luego podremos combinarlo con los libros que dispongamos nosotros, y cuando vamos a enviar el archivo a revisar Excel nos pregunta sobre este tema. Cuando el usuario recibe el archivo y lo abra se activa en su programa Remitente original, orden con la que utilizándola podrá enviarte el archivo una vez lo haya modificado. Una vez recibimos el libro y para poderlo combinar con otro libro de forma que se unan todas las modificaciones realizadas, hay que utilizar la orden Comparar y combinar libros, que tampoco aparece por defecto en la cinta de opciones, y hay que activarla desde la barra de herramientas de acceso rápido.

Una opción muy interesante si se dispone de un servidor web que tiene servicios de Microsoft SharePoint, es desde la orden Publicar – Crear área de trabajo de documento (Botón de office) puedes crear un espacio virtual de documentos, para compartir documentos Office que puedan utilizar una serie de usuarios (de estas forma en espacio virtual puedes colocar una serie de documentos para que otros usuarios accedan a ellos y los revisen, y luego los vuelvan  a dejar  una vez revisados).

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Acerca de Yolanda Muriel
Arquitecta, ingeniera de edificación y Arquitecta técnica Barcelona, España

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