Excel profesional 4.- Datos externos (I)

Excel te permite acceder e incorporar en su fichero datos creados con otras aplicaciones o que no tenemos en el ordenador: archivo de texto, base de datos, páginas web.

En el caso de archivos de texto, para importar datos desde un archivo de texto, dentro de la opción Datos de la cinta de opciones, hay que utilizar la orden Obtener datos externos-desde texto. Una vez seleccionado el archivo de texto, Excel te proporciona un asistente, que permite delimitar la información de este archivo de alguna manera, para que el programa pueda situarlas en las distintas celdas de la hoja de cálculo: los distintos campos de información del archivo pueden estar separados por algún carácter (punto y coma, coma) o tener un ancho fijo. Una vez seguidos todos los pasos del asistente con el que separas de forma fácil y rápida la información, finalizas el mismo, y la información aparece en las distintas celdas.

También podemos importar a un archivo de Excel datos correspondientes a una base de datos (Acces), y en este caso no es necesario un asistente para separar la información, ya que en Acces la información se encuentra en tablas, y una vez importados los datos los podemos ver incluso como una tabla dinámica, si nos interesa.

Para que los datos del archivo que se importa y el archivo excel a donde se importan estén vinculados, no hay que realizar nada, ya que Excel guarda en el libro de trabajo la información sobre el archivo que ha proporcionado los datos, de forma que pueda acceder de nuevo a ellos cuando quieras actualizarlos. En la opción Diseño de la cinta de opciones, y en la orden Propiedades del rango de datos se encuentran las propiedades de conexión, donde puedes indicar cada cuanto tiempo quieres que se actualicen los datos. Con la orde Actualizar se pueden actualizar manualmente los datos.

En el caso de que no interese esta vinculación una vez importados los datos, con la orden Desvincular los datos importados serán independientes del archivo fuente.

También podemos importar a una hoja de Excel información de páginas web, pero ésta ha de estar en forma de tablas en dicha página. Desde la orden Obtener datos externos-Desde web, podemos buscar la página web deseada, y allí aparecen unas flechas de color amarillo para cada tabla. Simplemente hay que hacer clic en las flechas amarillas de las tablas que nos interesen. Es conveniente en Opciones, indicar Conservar el formato HTML, ya que al importar las tablas, si éstas tienen enlaces, se conservan los mismos en el archivo Excel.

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Acerca de Yolanda Muriel
Arquitecta, ingeniera de edificación y Arquitecta técnica Barcelona, España

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