Excel profesional 5.- Tablas y gráficos dinámicos

Una tabla dinámica tiene un funcionamiento interactivo, por lo que cuando ya la has creado, puedes resumir y organizar de distintas formas la información de la tabla. La tabla dinámica utiliza dos tipos de campos (categorías de información): a) campos que se utilizan como títulos del campo de fila, columna, y campos de filtro de la tabla (suelen contener texto), y campos de valores que se utilizan para realizar cálculos (llamados también campos de datos, y que ser datos numéricos).

En la opción Insertar de la cinta de opciones tenemos la orden Insertar tabla dinámica, con la que podemos crear la misma (también con esta orden se pueden crear gráficos dinámicos). Aparece un cuadro en el en la opción Tabla o rango señalamos los datos que queremos que formen la tabla excel (datos que se encuentran ya introducidos en alguna hoja de cálculo), y en la sección inferior del cuadro se indica si se quiere que la tabla dinámica se cree en una hoja de cálculo existente o bien en una nueva hoja. Aceptamos el cuadro de diálogo y se inserta en la hoja de cálculo el esquema de la tabla dinámica. Además de este esquema en la parte derecha de la hoja aparece el panel Lista de campos de tabla dinámica, desde la que se indican los distintos campos que formarán la tabla, así como la función que desempeñarán los mismos en la tabla dinámica. Las distintas secciones de la tabla dinámica son: Filtro de informe (parte superior inicial de la tabla), Rótulos de columna (parte superior de la tabla y dejado de Filtro de informe), Rótulos de fila (parte izquierda de la tabla y dejado de los dos anteriores mencionados), y Valores, que son los campos de valores. Si en alguna de las áreas del panel Lista de campos de tabla dinámica, pulsas en algún campo, se muestra un menú con opciones que te permite mover el campo a otra posición más adecuada, es decir, para cambiar el campo de posición o bien para eliminarlo. Para añadir un nuevo campo, en el área que te interesa, se puede utilizar la opción Seleccionar campos para agregar al informe dentro del menú de campo (o arrastrar el campo a la posición adecuada).

Si seleccionamos una tabla dinámica creada, aparece Opciones y Diseño, órdenes de la cinta de Opciones, con la que podemos actúar sobre la tabla dinámica.

En Opciones, con la orden Campo activo, tienes la opciones contraer o expandir todo el campo, que te muestra o no el detalle de las filas (tb existe un signo + o – al lado de cada fila que te permite contraer o expandir la información). En esta misma orden también tenemos la opción Configuración de campo, para diseño, formato y subtotales del campo. Por ejemplo con subtotales indicas si quieres subtotales para campo (subtotales y filtros), y en la sección de Diseño e impresión se indica si quieres que los subtotales aparezcan encima o debajo del campo, o bien que si el campo siguiente ha de situarse alineado en columna respecto al campo anterior…

En la orden Tabla dinámica, podemos configurar las opciones generales de la misma, con opciones como por ejemplo, en Totales y generales, indicar si quieres que aparezcan o no los totales de la parte derecha e inferior de la tabla…

Dentro de la sección Opciones y orden Cambiar origen de datos, podemos cambiar los datos de origen de la tabla dinámica (o bien moverla con la orden Mover tabla dinámica).

Dento de Diseño de la cinta de opciones, tenemos una serie de órdenes con las que podemos actuar sobre el diseño de la tabla: estilo visual, mostrar u ocultar subtotales, …

Haciendo doble clic sobre una celda puedes comprobar los datos de origen a partir de los cuales se ha calculado la celda.

Si se modifican los datos a partir de los cuales se ha creado la tabla dinámica hay que actualizar la misma, dentro de Opciones de la cinta, y con  la orden, Actualizar (si se han añadido nuevas filas en los datos iniciales, se indicará el  nuevo rango desde la orden Cambiar origen de datos, ya comentada.

Dentro de  Datos, tenemos Opciones de tabla dinámica, con una casilla Actualizar al abrir el archivo, que hará que el programa actualice automáticamente la tabla cada vez que abramos el libro en el que se encuentra la tabla.

También podemos crear Gráficos dinámicos, desde la orden Tabla dinámica, Insertar gráfico dinámico o bien a partir de una gráfica dinámica existente, con la orden Gráfico dinámico, dentro de Herramientas, Opciones. Se trata de un gráfico del cual podemos cambiar su presentación, sin tener que crear un gráfico nuevo (el mismo concepto de tabla dinámica). Para ello hay que utilizar el Panel de filtros del gráfico dinámico, que aparece cuando creamos el gráfico, o bien actuar sobre la tabla dinámica, ya que el gráfico dinámico y la tabla que contiene los datos representados están relacionados de forma directa, por lo que si cambias algo en la tabla se  muestra en el gráfico dicho cambio (aunque la tabla creada de datos que representen al gráfico no sea dinámica, al crear el gráfico dinámico ésta se transforma en dinámica también).

Una opción interesante es la orden Consolidar que se encuentra en la opción Datos de la cinta de opciones. Te permite sintetizar en una hoja del libro, los datos contenidos en diferentes hojas, realizando la operación que le indiques (suma…). No tienen porqué coincidir la categoría de datos de forma que los datos que no tengan la misma categoría no se sumaran.. sino que se colocarán en una fila a continuación.

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Acerca de Yolanda Muriel
Arquitecta, ingeniera de edificación y Arquitecta técnica Barcelona, España

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