Excel Profesional.1 – Subtotales

En ocasiones te puede interesar calcular los totales parciales y totales globales de una determinada columna de la lista. Excel te proporciona una opción automática para realizar estos cálculos: al utilizar Subtotales automáticos, se insertan y se escriben automáticamente los títulos y las fórmulas en las filas de totales.

Excel presenta estos resultados en forma de esquema y nos permite desplazarnos a distintos niveles en este resumen de datos. Este esquema que muestra Excel permite agrupar las filas de la lista, para mostrar la información que hay de manera resumida.

Para crear los subtotales automáticos en una lista, lo primero que hay que hacer es ordenar la lista respecto al campo para el que queremos obtener los subtotales. En la cinta, en Datos, Ordenar de la A a la Z. Una vez ordenada la lista, ponte en una celda de la misma y pulsa el botón Subtotal, que está en el grupo de comandos Esquema de la ficha Datos, con lo que aparece el cuadro de diálogo de Subtotales. En la orden de este cuadro Para cada cambio se indica la columna por la que quieres agrupar los datos de la lista. En Agregar Subtotal se indica los valores sobre los que vamos a realizar la operación (suma…). Al aceptar este cuadro se calcularán los subtotales.

También es posible anidar Subtotales, o sea, incluir grupos de subtotales más pequeños dentro de otros grupos mayores. Hay que ejecutar la orden Subtotal una primera vez, y luego, otra segunda vez, y en éste último caso desactivar la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales, para que no elimine el primer subtotal creado, y eligiendo en cada caso de grupo de subtotales una columna distinta en Para cada cambio en. En este caso también hay que tener en cuenta que lo primero a realizar siempre es la ordenación de la lista, en este caso con dos niveles (los dos grupos de subtotales), con la orden Ordenar de la ficha Datos.

También se puede utilizar más de una función en los subtotales y se pueden eliminar los subtotales con la orden Subtotal, Quitar todos. Si trabajas con listas filtradas los subtotales sólo tienen efecto sobre las filas visibles.

En el esquema de Subtotales puedes mostrar u ocultar los distintos datos de la lista a través de los botones que hay en la zona izquierda de la hoja.

También puedes crear un gráfico a partir de subtotales, y para ello tendrás que ocultar las filas de datos parciales.

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Acerca de Yolanda Muriel
Arquitecta, ingeniera de edificación y Arquitecta técnica Barcelona, España

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