Excel profesional 7.- Plantillas y firma digital

Desde Nuevo libro del botón de Office puedes crear una hoja de cálculo a partir de una plantilla. Puedes utilizar las plantillas instaladas por Office en tu ordenador, tus propias plantillas o las que te ofrece Microsoft a través de Internet en su página web Microsoft Office online. En Nuevo libro – plantillas – plantillas instaladas encontramos las plantillas instaladas en el ordenador.

También podemos insertar una única hoja predefinida dentro de un libro de cálculo, con la opción Insertar que se encuentra con botón derecho sobre pestaña inferior hoja, donde tenemos Soluciones de hoja de cálculo, donde están las plantillas predefinidas por Excel.

También se pueden crear plantillas propias, para ello hay que guardar el archivo como Plantilla de excel (xltx), Excel la guarda por defecto en Microsoft – Plantillas (en la carpeta Plantillas de Excel para el usuario de Windows). Una vez guardada la plantilla, con la ruta Nuevo – Plantillas – Mis plantillas, accedes a la plantilla creada.

En Excel puedes guardar varias vistas dentro de un mismo documento. En Vistas – Vistas personalizadas. Además en una vista personalizada puedes guardar la configuración de impresión, de forma que puedes tener guardadas distintas formas de imprimir una hoja de cálculo en distintas vistas.

Una opción interesante de Excel es dentro del Botón de Office, Preparar – Propiedades, donde aparece un Panel de información del documento en el que puedes introducir los datos como: título, asunto, quién lo ha creado, el estado en que se encuentra el documento (borrador, beta, por revisar o final). Se puede utilizar palabras clave para identificar el libro, de forma que más adelante puedas buscar todos los libros que contengan esa palabra clave. También hay un botón en la parte superior izquierda del cuadro llamado Propiedades avanzadas, con el que aparece el cuadro de propiedades, que es el mismo cuadro que aparece cuando desde Windows pulsamos con el botón derecho sobre el archivo. En este cuadro la casilla Guardar Miniaturas te permite ver lo que contiene el documento antes de abrirlo, lo cual es muy interesante en el caso de crear una plantilla.

Los archivos Excel puedes firmarlos digitalmente, de forma que tenemos una firma digital, que es una información electrónica segura y cifrada, que sirve para autentificar un documento. Dentro del Botón de Office tenemos Preparar – Agregar una firma digital. Para tener una firma digital, lo primero que has de tener es un Certificado Digital, para lo cual hay que ponerse en contacto con algunas de las empresas que proporcionan dicho certificado. En Microsoft Office online puedes obtener o ponerte en contacto con alguna de estas empresas. Una vez instalado el certificado digital en tu ordenador, ya puedes firmar digitalmente. También hay la posibilidad de crear tu propio certificado digital, a través del cuadro de diálogo que aparece en Preparar – Agregar firma digital: en este caso se necesita el Nombre, dirección de correo electrónico, organización o empresa para la que trabajas y el lugar o país en el que estás (en este caso la autenticidad de esta firma digital se puede comprobar sólo en el equipo de ordenador en el que se creó, no en otros ordenadores; para ello tendrías que obtener el certificado digital de una empresa autorizada). De la misma manera que se firma un documento, también es posible firmar una Macro, de esta forma se indica que la macro que se ha creado es segura.

Con la firma digital el creador del libro Excel se indentifica claramente, sin poder ser suplantado por otra persona, por lo que estamos seguros que el creador de dicho libro es realmente quien dice ser.

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Acerca de Yolanda Muriel
Arquitecta, ingeniera de edificación y Arquitecta técnica Barcelona, España

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