Excel profesional 9.- XML

XML (eXtensible Markup Language) es un meta-lenguage que sirve para definir lenguajes de marcado o de etiquetas. Con XML se crea el lenguage y estructura que permite almacenar datos y que indica cómo se tienen que almacenar dichos datos.

Office 2007 dispone de soporte XML, de forma que con este formato puedes extraer datos provenientes de otras aplicaciones… Para compartir información entre distintos programas es necesario que estas distintas aplicaciones dispongan de formato XML. Se puede incluso introducir los datos al ordenador en XML, y luego utilizar estos datos desde Excel, para finalmente volver a dejar los datos desde la aplicación Excel otra vez a XML, para que otro usuario pueda utilizar dichos datos desde otra aplicación distinta a Excel o desde Excel.

El formato por defecto que utiliza Excel para guardar sus libros es XML y se llama Microsoft Office Open XML.

En un documento XML se almacenan datos, y su estructura se puede definir por medio de DTD (Document Type Definition) o esquemas XML (XML Schemas). Excel utiliza esquemas XML para definir la estructura de los documentos XML. A partir de un esquema XML se creará una asignación XML, que será con la que se trabajará desde el documento de Excel. Desde la cinta de opciones, Programador – Origen XML – Asignaciones XML, se puede seleccionar la Asignación del documento (a partir del esquema XML Excel crea una asignación XML y la muestra en el panel de Origen XML, con el botón Agregar). Una vez que se llega a este punto hay que relacionar las celdas del libro con los elementos XML, arrastrando cada uno de los elementos que hay en el cuadro Origen XML a la celda correspondiente del libro de Excel). Con la orden Exportar, en Programador, puedes exportar los datos de Excel como XML (Internet Explorer soporta el formato XML por lo que podrías ver los datos exportados desde el navegador ).

En lenguaje XSL permite definir cómo se mostrará el documento XML en los distintos programas en los que se abra.

Un ejemplo de utilización sería el de una persona que no tenga programa Excel y te pase unos datos que necesitas para trabajar desde Excel. En este caso esta persona podría colocar los datos en la plataforma XML y tú importarlos a Excel desde la opción Programador – Importar. Este caso es para datos que quieres colocar en un documento de Excel ya elaborado (una factura, una lista de superficies…).

En el caso de que no tengas en Excel el documento creado, puedes simplemente abrir el documento XML desde la opción de Excel Abrir – como tabla XML, para poder trabajar con dichos datos desde Excel.

La orden Actualizar datos en Programador sirve para actualizar los datos XML con respecto al último y más actual fichero importado XML.

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Acerca de Yolanda Muriel
Arquitecta, ingeniera de edificación y Arquitecta técnica Barcelona, España

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